Este é o primeiro de uma série de posts onde falarei sobre o Sistema de Gerenciamento e Avalição de Desempenho mais utilizado nas corporações, mas que serve e é recomendado para ser utilizado mesmo em pequenos negócios.
Criado em 1992 pelos então professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e David Norton o Balanced Scorecard - BSC (Indicadores Balanceados de Desempenho em tradução livre), é uma metodologia para definir Metas e gerenciar o desempenho no alcance dessas metas.
Mas Dū, por que eu preciso de um BSC?
O BSC é a melhor ferramenta para orientar seu negócio, é uma espécie de bússula apontando o norte e ajustando leme e velas para que você chegue onde deseja. Sem o BSC seu negócio é um barco a deriva no oceano. Você estará contando apenas com sua intuição e sem nenhum instrumento... nem as estrelas.
Baseado no Mapa Estratégico os objetivos estratégicos são traçados sob a ótica de QUATRO PERSPECTIVAS.
PERSPECTIVA FINANCEIRA: definir detalhadamente a Meta Financeira em relação a Receitas e Despesas;
PERSPECTIVA DE CLIENTES: definir com detalhes qual é a Meta referente ao aumento e manutenção da carteira de clientes. Aqui devemos ressaltar que para as áreas de suporte/retaguarda, que não tem relacionamento com o cliente externo, são considerados clientes o público interno da organização. Exemplo: o setor de T.I. deverá enxergar como clientes todas as outras áreas da empresa que podem se beneficiar de suas soluções em tecnologia para benefício do atingimento dos resultados, direta ou indiretamente.
PERSPECTIVA DE PROCESSOS: definir com detalhes qual é a Meta referente à melhoria de processos internos visando melhor eficiência e eficácia, com melhor relação custo/benefício.
PERSPECTIVA DE APRENDIZADO E CRESCIMENTO: definir com detalhes qual é a Meta para promover o desenvolvimento técnico profissional e pessoal (soft skills) da equipe visando melhores resultados, maior interação entre as diversas áreas da organização com trocas de experiência, promover uma equipe com mais sentimento de pertencimento, com sentimento de valorização e apoio.
Para que o BSC seja construído de maneira eficaz é importante seguir alguns princípios:
— Definir somente uma META para cada Perspectiva Pode-se eventualmente definir mais de uma meta, mas o número total de METAS deve se limitar a seis. Isto ajuda no foco.
— Definir as Metas segundo o conceito de S.M.A.R.T.:
S = Specific (Específica): a meta deve ser clara e objetiva;
M = Measurable (Mensurável): quantificar o objetivo a ser alcançado;
A = Attainable (Alcancável): a meta deverá ter um valor desafiador, porém que possa ser efetivamente realizado. Metas irreais não serão buscadas, metas fáceis não promovem verdadeiro desenvolvimento;
R = Relevant (Relevante): a meta precisa fazer sentido para os objetivos estratégicos em alinhamento com o Mapa Estratégico;
T = Time based (Temporal): a meta precisa ter definição do tempo limite para que seja atingida.
— Definir o peso de avaliação para cada meta. A soma dos pesos deverá ser igual a 100.
— Definir quais serão as AÇÕES a serem executadas para que as Metas sejam alcançadas.
— Definir quem será o RESPONSÁVEL por cada ação a ser realizada;
— Definir o CRONOGRAMA com início e término de cada ação;
— Uma vez definidas as Metas, seus valores e prazos não deverão ser alterados, salvo motivação e com anuência dos envolvidos no processo de avaliação.
O BSC é construído obedecendo os níveis da estrutura hierárquica da organização. Ou seja! Cria-se um BSC Matriz, descendo em cascata e de maneira alinhada para as áreas dos níveis abaixo.
Exemplo: a organização possui três gerências (Administrativa, Comercial e Operacional). Cada gerência possui seu BSC. A Gerência Administrativa possui sete departamento (Financeiro, DP, RH, T.I., Compras, Transporte e Serviços Gerais. Com base no BSC da Gerência Administrativa, cada um desses departamento terá o seu próprio BSC. Assim será com as outras duas gerências e se houver outros níveis abaixo, o princípio será o mesmo.
As Metas e Ações do BSC devem ser acompanhadas em tempo de execução para que sejam garantidas as condições para sua plena conclusão dentro do prazo estipulado e com os resultados previamente acordados.
Preferencialmente de maneira trimestral, devem ser apresentados relatórios do andamento das Metas e Ações com valores e percentuais alcançados.
Com a conclusão do ano é apresentado o relatório final com todos os resultados alcançados e não alcançados e suas justificativas.
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Dū Moraes
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