Você já se sentiu #sobrecarregado, #estressado ou #desmotivado no trabalho? Você já teve dificuldade em cumprir prazos, entregar resultados de qualidade ou manter o foco nas suas tarefas? Se a resposta for sim, você não está sozinho. Muitas pessoas enfrentam esse desafio de não saber como ser produtivo no trabalho e melhorar o seu #desempenho profissional.
A #produtividade é a capacidade de realizar as atividades necessárias para atingir os objetivos propostos, utilizando os recursos disponíveis de forma eficiente e eficaz. Ser produtivo significa fazer mais com menos, otimizar o tempo, a energia e a atenção, e gerar valor para si mesmo, para a equipe e para a organização.
A produtividade no trabalho depende de vários fatores, como o #planejamento, a #organização, a #priorização, a #comunicação, a #colaboração, a #motivação, o #feedback, o #aprendizado e o cuidado pessoal, além de condições ambientais favoráveis, sobretudo a depender do seu grau de sensibilidade a fatores externos. Todos esses aspectos podem ser desenvolvidos e aprimorados com hábitos, técnicas e ferramentas adequadas.
Neste artigo, vamos compartilhar com você 8 dicas práticas para melhorar a sua produtividade no trabalho e 3 ferramentas úteis que podem te ajudar nesse processo. Confira!
8 dicas práticas de como ser produtivo no trabalho
1. Planeje o seu dia na noite anterior
Uma das melhores formas de começar o dia com produtividade é planejar as suas atividades. A dica é fazer isto na noite anterior, permitindo que você durma tranquilo, sem sofrer com a ansiedade de se preocupar com o que precisa fazer no dia seguinte. Isto também te levará a economizar tempo e energia ao acordar, pois já terá uma lista de tarefas definida e organizada por ordem de prioridade, podendo deste modo, iniciar seu dia com mais leveza e disposição.
2. Identifique os seus períodos de maior produtividade
Cada pessoa tem um ritmo biológico diferente e um horário em que se sente mais produtivo. Algumas pessoas rendem mais pela manhã, outras à tarde e outras à noite. O importante é identificar qual é o seu período de maior produtividade e aproveitá-lo para realizar as tarefas mais importantes, complexas ou criativas. Desta maneira você pode garantir um melhor desempenho e qualidade nas suas entregas. O #autoconhecimento é a chave para saber identificar seu melhor período de produtividade.
3. Faça uma coisa de cada vez
A correria e o excesso de demandas nos leva frequentemente a tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, achando que isso vai nos tornar mais produtivos. Essa conduta além de ser prejudicial para a nossa concentração, memória e qualidade do trabalho é uma ilusão. Pois na verdade não existe nenhuma pessoas multitarefa, o que fazemos é trocar nosso foco constantemente entre as tarefas gerando mais estresse e erros. Por isso, o ideal é fazer uma coisa de cada vez, dando toda a sua atenção para a tarefa em questão. Dessa forma, você pode realizar as suas atividades com mais rapidez, precisão e satisfação.
4. Elimine as distrações
Um dos maiores inimigos da produtividade são as distrações. Elas podem vir de várias fontes, como as redes sociais, os aplicativos de mensagens, os e-mails, as ligações telefônicas, os colegas de trabalho ou os ruídos externos. Distrações tiram o seu foco e interrompem seu fluxo de trabalho obrigando você a voltar à estaca zero para lembrar em que ponto parou. Para evitar que isso aconteça, procure eliminar ou minimizar as distrações ao seu redor. Por exemplo: silencie ou desligue o celular; feche as abas desnecessárias do navegador; use fones de ouvido com música ou ruído branco; avise aos seus colegas que você está ocupado; escolha um ambiente tranquilo e confortável para trabalhar.
5. Faça pausas estratégicas
Trabalhar por horas seguidas sem parar pode parecer uma boa ideia para aumentar a produtividade, mas na verdade seu efeito é o inverso. Isso porque o nosso cérebro e o nosso corpo precisam de descanso para recuperar a energia, a criatividade e a motivação. Além disso, ficar muito tempo na mesma posição prejudica sua saúde, causando dores e tensões. Desta forma, é importante fazer pausas estratégicas ao longo do dia, para relaxar a mente e o corpo. Essas pausas podem variar de acordo com a sua preferência e necessidade, mas uma sugestão é seguir a técnica #Pomodoro, que consiste em trabalhar por 25 minutos e descansar por 5 minutos, repetindo esse ciclo quatro vezes e fazendo uma pausa maior de 15 a 30 minutos. Lembre-se de também se hidratar adequadamente durante sua jornada de trabalho.
6. Priorize as suas tarefas
Uma das principais habilidades para ser produtivo é saber priorizar as suas tarefas. Nem tudo o que você tem para fazer é urgente ou importante, e tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode gerar sobrecarga, ansiedade e frustração. Por isso, é fundamental saber distinguir o que é essencial do que é dispensável, e o que deve ser feito primeiro do que pode ser feito depois.
Uma ferramenta que pode te ajudar nessa tarefa é a matriz de #Eisenhower, que classifica as tarefas em quatro categorias: importantes e urgentes (devem ser feitas imediatamente); importantes e não urgentes (devem ser agendadas); não importantes e urgentes (devem ser delegadas); não importantes e não urgentes (devem ser eliminadas). Outro conceito é a #Tríade do Tempo, apresentado pelo autor Christian Barbosa que separa as tarefas entre: Importantes, Urgentes e Circunstanciais.
7. Estabeleça metas e objetivos claros
Outra forma de melhorar a sua produtividade no trabalho é estabelecer metas e objetivos claros para as suas atividades. Isso vai te dar um senso de direção, propósito e motivação, além de facilitar o planejamento, a organização e a avaliação do seu trabalho. As metas e objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, seguindo o método #SMART. Como exemplo, você pode definir que irá responder a uma quantidade X de e-mails até as 10h da manhã, elaborar o relatório de vendas até o meio-dia e fazer X contatos de prospecção até as 17h.
8. Use ferramentas de produtividade
A tecnologia pode ser uma grande aliada da produtividade no trabalho, se usada da forma correta. Existem diversas ferramentas digitais que podem te auxiliar nas mais variadas tarefas, como gerenciar projetos, organizar informações, comunicar com a equipe, automatizar processos, controlar o tempo, entre outras. Algumas dessas ferramentas são gratuitas ou possuem planos acessíveis, e podem ser integradas entre si para otimizar o seu fluxo de trabalho. Uma planilha eletrônica bem elaborada no Google Docs já é um avanço, mas a seguir, vamos apresentar três exemplos de ferramentas de produtividade que podem fazer a diferença no seu dia a dia.
3 ferramentas úteis para aumentar a sua produtividade no trabalho
1. Notion
O #Notion é uma ferramenta de produtividade e organização que permite criar notas, listas de tarefas, projetos, bases de dados e páginas web em um único lugar. É uma plataforma colaborativa que possibilita o compartilhamento e edição de informações em tempo real, tanto com colegas de trabalho quanto com amigos e familiares. Com uma interface intuitiva e personalizável, é utilizado por equipes e indivíduos para gerenciar projetos, acompanhar progressos, criar conteúdo e desenvolver processos. Eu uso muito o Notion, tanto para o trabalho como para os estudos. Todas as minhas anotações de cursos de faculdade e pós-graduação, até de idiomas, estão nele. Também uso para criar tabelas e algumas bases de dados mais simples.
2. Trello
O #Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros no conceito Kanban, que permite organizar e colaborar em tarefas de forma visual. Cada quadro representa um projeto e contém listas de tarefas, que podem ser movidas e classificadas por status, prioridade ou qualquer outra categoria relevante. Dentro de cada lista, é possível adicionar cartões que representam as tarefas específicas a serem realizadas. Os cartões podem ser atribuídos a membros da equipe, e ter diversos atributos como datas de vencimento, etiquetas e comentários. Além disso, o Trello também oferece integração com outras ferramentas, como o Slack, o Google Drive e o calendário do Outlook.
3. Loop
O #Loop é uma nova ferramenta recém criada pela Microsoft que permite a criação e colaboração em documentos dinâmicos e interativos. Ele combina elementos de texto, planilhas, gráficos, imagens, vídeos e áudio em um único espaço de trabalho. Também se integra com outras aplicações do ecossistema Microsoft, como o Teams, o Outlook e o Power Platform.
Quais são as principais diferenças entre o Notion, o Trello e o Loop?
As três ferramentas têm funcionalidades parecidas, mas também se diferenciam em alguns aspectos. Por exemplo:
O Notion é mais versátil e flexível do que o Trello e o Loop, pois permite criar diferentes tipos de conteúdo e estruturar as informações de acordo com as necessidades do usuário. Além de recursos mais avançados de gerenciamento de conhecimento, como bases de dados relacionais, fórmulas e propriedades calculadas. Eu uso muito o recurso de inserir fórmulas no Notion.
O Trello, por sua vez, é mais simples e fácil de usar do que o Notion e o Loop, pois tem uma interface visual e intuitiva baseada em quadros e listas. Por ser baseado no conceito Kanban Trello também é mais focado na gestão de projetos do que nas outras duas ferramentas, com recursos como datas de vencimento, etiquetas e comentários.
Já o Loop é mais inovador e interativo do que o Notion e o Trello, permitindo criar documentos dinâmicos e multimídia que podem ser atualizados em tempo real. A integração com as outras aplicações da Microsoft é mais natural do que as outras duas ferramentas, pois, como disse anteriormente ele faz parte do ecossistema da gigante de Tecnologia.
Como visto, há diversas técnicas e ferramentas à disposição para que você possa ter o seu dia mais produtivo e tranquilo, proporcionando mais qualidade de vida. Cabe a você analisar a melhor maneira de implementar essas mudanças no seu estilo de trabalho e poder desfrutar melhor do seu dia.
Espero que tenha gostado deste conteúdo e que possa te ajudar na sua jornada.
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Sucesso à você e um forte abraço.
Dū Moraes
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