Como vimos no post de introdução ao BSC ao construirmos o nosso BSC devemos estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e utilizar o conceito S.M.A.R.T. para que as metas possam ser estabelecidas de forma objetiva e perfeitamente realizável, além de possibilitar a sua mensuração e avaliação.
Tenha em mente que o BSC é um documento formal com caráter de compromisso entre gestores e equipe, para o alcance de resultados. Por isso, precisa ser tratado com seriedade, sem manobras que desvirtuem ao longo do processo, os objetivos traçados. O documento original deve ser mantido íntegro. Sem alterações de informações, salvo em caso de nova reunião para realinhamento a nova pactuação.
OBJETIVOS
Como vimos, o BSC é uma metodologia que tem por objetivo definir metas que levem ao alcance de resultados conforme os objetivos estratégicos do negócio/empresa. As METAS devem, portanto, estarem alinhadas a esses objetivos estratégicos.
O BSC serve na construção de cultura de alto desempenho na organização, por meio do crescimento contínuo, promovendo desenvolvimento tanto no nível de equipe, como individual. Auxilia no alinhamento de todas as ações da organização, evitando que equipes ou indivíduos percam tempo executando tarefas que nada tem a ver com os objetivos da empresa. Para a elaboração e acompanhamento do BSC basta um simples arquivo em planilha eletrônica, cujas abas terão os elementos abaixo:
ELEMENTOS DO BSC
DADOS DO AVALIADO: com nome, cargo, área ou departamento e data de acompanhamento e avaliação final.
VALORES E PRINCÍPIOS: para que as atividades sejam executadas em perfeita harmonia é necessário que se estabelecem previamente os VALORES E PRINCÍPIOS NO NÍVEL DA ORGANIZAÇÃO. As METAS e AÇÕES serão regidas por esses valores. A observância desses também será alvo de avaliação final. Haverá uma TABELA DE CLASSIFICAÇÃO específica para estes quesitos.
METAS E AÇÕES: com as METAS, PESOS, AÇÕES, RESULTADOS FINAIS ALCANÇADOS e CLASSIFICAÇÃO e TABELA DE CLASSIFICAÇÃO para os RESULTADOS DAS METAS.
CRONOGRAMA DE AÇÕES: planilha com as METAS, AÇÕES, RESPONSÁVEIS E CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO. AVALIAÇÃO FINAL: planilha de RESULTADO FINAL com a soma das pontuações atribuídas para cada META e VALORES observados.
ETAPAS DO PROCESSO FASE DE ELABORAÇÃO De acordo com o MAPA ESTRATÉGICO serão definidas as METAS a serem alcançadas, proporcionando assim os RESULTADOS desejados. O BSC dever ser construído em cascata, obedecendo o organograma da empresa, de maneira alinhada. Deve-se criar as METAS no conceito S.M.A.R.T, levando-se em consideração as atribuições e responsabilidades da área. A elaboração do BSC pode ser em conjunto com a chefia imediata ou pela área que será responsável pelas METAS e AÇÕES, sendo em seguida apresentada e avalizada por esta chefia imediata. Concluído o documento de planejamento do BSC, este deve ser guardado de forma inalterada, ficando uma cópia para o gestor/avaliador e outra para o responsável pela execução das ações. Aqui vamos considerar o exercício fiscal brasileiro (de janeiro a dezembro). Portanto, o ideal é que o BSC seja elaborado e definido no mês de outubro, possibilitando desta maneira subsídios, em especial do ponto de vista Financeiro, uma vez que já serão visíveis os resultados médios obtidos dos nove meses anteriores em relação a receitas e despesas, e já se terão informações sobre previsões econômicas para o ano seguinte. É importante que o ano comece com as METAS e AÇÔES já estabelecidas para que o início de sua execução seja imediato com o início do exercício. Deverão ser definidas datas para apresentação de relatórios de acompanhamento do andamento das METAS e AÇÕES. O recomendável é ao final de cada trimestre. FASE DE EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO O acompanhamento "pari passu" deve ser feito, evitando que ocorram desalinhamentos de expectativas ou contratempos que comprometam o alcance dos objetivos dentro do prazo previsto. O cronograma do BSC deve ser mantido atualizado com relação ao "status" de cada ação. Caso se note que determinada ação está em risco de não conclusão dentro do prazo, deverão ser tomadas ações negociadas para minimizar o risco, ou renegociar os prazos. A responsabilidade para que as METAS e AÇÕES sejam alcançadas conforme o planejado é compartilhada entre AVALIADOR E AVALIADO. Nas datas pré-definidas deverão ser apresentados os relatórios de andamento das METAS e AÇÕES e seus resultados parciais. Cópias desses relatórios deverão ser mantidas junto com o original do BSC. FASE DE AVALIAÇÃO FINAL Após o fechamento do exercício será apresentado o relatório final com todos os resultados alcançados ou não e suas justificativas, se for o caso. O AVALIADOR fará a avaliação final dos resultados pontuando conforme tabela de classificação. Feita a AVALIAÇÃO, esta deverá ser apresentada ao AVALIADO, em reunião individual, onde os pontos serão repassados de maneira assertiva e oferecendo possibilidade de contra argumentação e, se foro caso, sendo convencido pelo AVALIADO em suas argumentações, o AVALIADOR poderá e deverá efetuar as devidas alterações na AVALIAÇÃO FINAL. O SISTEMA DE GESTÃO DE METAS E DESEMPENHO em princípio, não visa punir, mas desenvolver a CULTURA DE MELHORIA CONTÍNUA, favorecendo tanto organização, quanto indivíduos.
OBSERVAÇÕES
Note que o BSC é uma ferramenta a ser utilizada de FORMA CONTÍNUA, ano a ano, sempre visando o crescimento dos resultados e também o desenvolvimento profissional da equipe e colaboradores.
Para a boa implementação do BSC é necessário que haja um processo de CONSCIENTIZAÇÃO e METAS NEGOCIADAS, promovendo a CULTURA DE MELHORIA CONTÍNUA entre os colaboradores e que estes enxerguem o BSC como uma ferramenta que serve para os auxiliar em suas ações:
— alinhando expectativas;
— evitando atividades fora do propósito da organização;
— identificando deficiências de recursos materiais;
— identificando necessidades de treinamento e desenvolvimento profissional;
— promovendo a motivação dos colaboradores que serão orientados por objetivos claros;
— promovendo a avaliação compartilhada (AVALIADOR E AVALIADO) permitindo que haja um processo de autodesenvolvimento por meio do diálogo reflexivo sobre os resultados alcançados;
— oferecendo subsídios para processos de promoção de cargos e premiação de colaboradores e equipes;
— promovendo melhoria nos processos internos de produção e execução de serviços, inclusive em questões de segurança e saúde ocupacional;
— promovendo melhoria na oferta de produtos e serviços aos clientes;
— entre outros tantos benefícios para toda a organização e seus colaboradores. Portanto o BSC não é uma ferramenta de controle, mas de DESENVOLVIMENTO, que deve ser utilizado por todas as empresas, independente de seu porte ou tamanho de sua equipe.
Os gestores que serão responsáveis pela implementação do BSC devem ser preparados e conscientizados de seus papéis neste processo.
Veja nesse próximo planilha eletrônica do Google com modelo e exemplo de BSC em todas as suas fases.
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Dū Moraes
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