Embora no dia a dia, muitas vezes esses termos acabem sendo utilizados indistintamente como se fossem sinônimos, conceitualmente existem diferenças significativas.
GASTOS: são todos os desembolsos que uma pessoa ou uma instituição realiza para obter um produto ou serviço. Os gastos podem ser classificados em custos ou despesas, dependendo do seu objetivo e da sua recorrência.
CUSTOS: são os gastos que estão relacionados à produção de um bem ou serviço, ou seja, são necessários para gerar a renda de uma pessoa ou uma instituição. Os custos podem ser #fixos ou #variáveis, #diretos ou #indiretos, e devem ser controlados para garantir a lucratividade e a competitividade.
Vamos dar como exemplo a produção de móveis. Quanto mais se produzir móveis, maiores serão os custos com insumos e matéria-prima (madeira, folhas de revestimento, verniz, cola, parafusos etc.). Quanto mais vender, mais se gastará com embalagens. Esses gastos, portanto, são variáveis e essa relação quanto ao crescimento das vendas e aumento da produção devem ser consideradas na projeção dos custos.
Já os custos fixos são aqueles que, independentemente do nível de produção, permanecerão os mesmos, como por exemplo, o aluguel de um galpão para produção dos mesmos móveis.
Quanto ao aspecto de diretos e indiretos, podemos considerar que os custos com matéria-prima é direto, pois ela será usada diretamente na fabricação do móvel. Já os custos com entrega (embalagens, fretes, combustível) são indiretos, uma vez que não fazem parte da produção do bem ou serviço em si, mas ainda assim estão relacionados com a atividade fim.
Vamos pensar em mão-de-obra da marcenaria!
É fixo ou variável, direto ou indireto? O que você acha?
DESPESAS: são os gastos que não estão diretamente ligados à produção, mas sim à manutenção e à administração de uma pessoa ou uma instituição. As despesas podem ser essenciais ou supérfluas, fixas ou variáveis, e devem ser reduzidas ao mínimo possível para otimizar o orçamento.
Os gastos com o administrativo e a área de T.I., usando o mesmo exemplo do fabricante de móveis, são despesas, uma vez que tais atividades não possuem ligação direta com a produção de bens ou serviços. Caso fosse uma empresa de T.I., o gastos com T.I. poderia ser considerados custos.
Portanto, a definição do que é custo ou despesa está diretamente relacionada com a atividade fim da empresa e sua forma de produção de bens e serviços.
Há também o conceito de investimentos, quando uma saída de caixa tem como destino a aplicação de recursos visando o crescimento ou melhoria do negócio. Por exemplo, comprar novos equipamentos, expandir instalações, desenvolver novos produtos, etc. Essas atividades têm o potencial de gerar retornos futuros para a empresa, mas também afetam o seu fluxo de caixa atual.
Compreender os conceitos e classificar corretamente é essencial para que as demonstrações e projeções possam refletir de maneira fiel os cenários.
Mas, por que é importante entender a diferença entre custos e despesas?
Para que se possa controlar corretamente o fluxo de caixa e evitar prejuízos.
Para que seja possível definir o preço de venda dos produtos ou serviços com base no custo de produção.
Para que se compreenda quais estão diretamente ou indiretamente relacionados com a produção e as vendas.
Para que se saiba quais são fixos e quais são influenciados pelo volume da produção (variáveis).
Para planejar o orçamento e os investimentos a longo prazo.
Para analisar a lucratividade e a rentabilidade da empresa.
E para tomar decisões estratégicas sobre alocação de recursos e redução de gastos.
Outro aspecto é a questão fiscal e tributária.
Isso porque os custos e as despesas têm tratamentos diferentes na apuração do lucro tributável e na incidência de impostos.
Além disso, os custos e as despesas podem gerar créditos tributários, que podem ser utilizados para abater o valor de impostos a pagar ou para compensar com outros tributos.
Portanto, é fundamental que as empresas classifiquem corretamente os seus gastos como custos ou despesas, pois isso pode afetar a sua carga tributária e a sua rentabilidade.
Para isso, é necessário seguir as normas contábeis e fiscais vigentes, bem como consultar um contador ou um especialista em tributos.
Agora vamos supor uma situação que não é difícil de acontecer no mundo dos negócios.
O empreendedor está com dificuldades no fluxo de caixa e para resolver o problema se empenha de maneira redobrada para vender mais e mais.
Suas vendas vão aumentando a cada mês, mas ele percebe que mesmo assim persiste o problema de caixa e precisa recorrer a empréstimos e busca de capital de giro.
Ocorre que ele não compreende que, por mais que suas vendas cresçam, seu resultado operacional continua deficitário, uma vez que ele possui um alto custo de produção de seus bens ou serviços.
Sendo que esses custos operacionais são variáveis, acompanham os crescimentos das vendas e ele não consegue sair do vermelho.
Ele precisa rever seus custos, buscar fornecedores mais baratos, talvez escolher outro tipo de matéria-prima, pode ser que uma negociação melhor de condições ou prazos de pagamento seja o caminho. Ou pode ser que ele precise mesmo aumentar os valores de venda de seus produtos e serviços.
A melhoria nos processos de produção podem gerar mais eficiência, reduzir custos e melhorar o fluxo do caixa com uma entrega mais rápida de seus produtos e serviços.
Como podemos ver, existem muitos fatores envolvidos.
Por isso é crucial entender detalhadamente todos os custos para encontrar a solução ideal. Ou soluções, pois muitas vezes é um conjunto de coisas que contribui para o sucesso ou insucesso de um empreendimento.
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