O Trello é um site e também um app para Windows, Android e iPhone. Seu conceito é muito simples! Ele se baseia no Kanban, modelo de gestão criado nos anos 1960 pela Toyota.
Possui uma versão gratuita com os recursos que vou mencionar aqui, mas há a versão Premium com muito mais.
Imagine um quadro branco em que você o divide em colunas, onde cada coluna é uma fase e possui uma lista de tarefas, como no exemplo abaixo. Agora adicione recursos de informática a esse modelo simples, permitindo que você adicione campos, datas, documentos em vários formatos [.doc, .xls, .pdf, ou imagens e vídeos]. Imagine que essa ferramenta pode te enviar lembretes por notificações ou por e-mail para que você não esqueça do prazo de conclusão de nenhuma tarefa. E tudo isso fica armazenado para que você possa pesquisar e consultar sempre que precisar. E você também pode incluir outras pessoas para participar, como uma equipe de colaboradores.
A fazer | Em andamento | Concluído |
|---|---|---|
Tarefa 4 | Tarefa 3 | Tarefa 1 |
Tarefa 5 | | Tarefa 2 |
Tarefa 6 | | |
O Trello te oferece tudo isso e muito mais. Você pode usar sua imaginação para organizar todo tipo de informação que desejar, gerenciar processos de produção, projetos, controle financeiro, você pode criar uma biblioteca virtual, uma galeria de fotos, um acervo de receitas de culinária, organizar os capítulos de um livro que esteja escrevendo, tudo que sua mente conseguir imaginar.
O Trello é todo intuitivo e não exige nenhuma habilidade especial.
Ele possui a seguinte estrutura:
— Áreas de Trabalho [Workspaces] : você pode ter várias áreas de trabalho, como por exemplo, uma para sua vida pessoal, outra para os estudos e uma terceira para sua vida profissional;
— Quadros [Boards]: dentro das áreas de trabalho, você pode criar vários quadros. Por exemplo: se na sua empresa você gerencia vários projetos, você cria uma quadro para cada projeto. Cada quadro possui a opção de "Seguir" facilitando os membros de uma equipe de colaboradores configurem quais quadros deseja ou não acompanhar toda a movimentação;
— Listas [Lists]: dentro dos quadros você cria as listas que são as colunas do exemplo na tabela acima [a fazer, em andamento, concluído]. Mas você pode criar quantas listas quiser e nomeá-las como desejar. Por exemplo: você pode criar uma lista para cada dia da semana e assim criar uma agenda semanal.
— Cartões [Cards]: dentro das listas você cria os cartões que são as tarefas a serem executadas. Esses cartões podem ser movidos de uma lista para outra, assim você pode criar um fluxo de processo, por exemplo.
Nos cartões você pode inserir muita informação:
Descrição detalhada;
Membros que podem contribuir na tarefa;
Etiquetas [labels] coloridas e nomináveis como sinalização;
Data limite para conclusão;
Uma checklist com subtarefas. Por exemplo: você precisa produzir um relatório, para isso você necessita: levantar dados, agendar reuniões, compilar informações, colher análises, registrar documentos, inserir imagens, inserir planilha de cálculos etc. A medida que você for concluindo cada etapa você pode ir marcando a conclusão na checklist;
Anexos: você pode anexar documentos, planilhas, imagens, vídeo, sejam eles direto do seu computador, smartphone, ou mesmo da nuvem como Google Drive, OneDrive e Dropbox, além do próprio Trello e inserir links da internet;
Capa: você pode definir uma imagem que seja a capa da lista para melhor visualização e identificação da tarefa.
Atividades
Toda as suas atividades ficam registradas em um histórico para que seja acompanhada a movimentação e você possa consultar quem fez e quando fez cada modificação nos registros. Você também pode efetuar pesquisar por palavras chaves para encontrar qualquer coisa que tenha inserido no Trello.
Assim como você pode mover os cartões de uma lista para outra, pode alterar a ordem das listas, incluir, excluir ou arquivar listas e cartões.
Na versão gratuita você pode escolher imagens disponíveis no banco de imagens do próprio Trello para personalizar seus quadros. Na versão Premium você pode configurar com suas próprias imagens. Também na versão Premium você pode adicionar diversos recursos e botões de automatização de tarefas.
Nele você encontra além da ajuda para usuário vários modelos criados pela equipe do Trello e por outros usuários que contribuem com suas ideias.
O Trello é uma ferramenta simples, mas poderosa que vai te ajudar a organizar e planejar melhor o seu dia a dia, seja em sua vida pessoal ou profissional. Use-o sem moderação!!!
Espero que te ajude!
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Sucesso à você e um forte abraço.
Dū Moraes
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